Termini e condizioni

1. Preambolo

Istituto Nazionale Certificazione S.r.l. (di seguito INC) è una organizzazione privata commerciale competente, neutrale, attiva internazionalmente. La maggioranza dei nostri servizi sono autorevolmente controllati ed autorizzati da accreditamenti e notifiche valide a livello internazionale. Questo ci impone di coinvolgere nelle nostre attività commerciali le autorità responsabili, di seguire obbligatoriamente le loro raccomandazioni e di orientare le operazioni secondo regolamenti riconosciuti. In caso di mancanza di regolamenti INC definirà le proprie linee guida, che saranno orientate secondo la tecnologia d’avanguardia ed altri regolamenti esistenti.
2. Parti contraenti

Le parti contraenti sono il cliente (sinonimo per definire colui che fa l’ordine, che fa la richiesta, produttore, fornitore del mercato o il suo rappresentante residente nell’area di validità della direttiva EU) e INC che sottoscrive il contratto.
3. Basi del contratto

Ogni contratto (sinonimo per mandato, procedura di valutazione per la certificazione o conformità, ordine) con INC si basa sulle informazioni fornite dal o relative al cliente riguardo la società, le attività, l’organico, le procedure, i prodotti e i servizi richiesti. L’accettazione del contratto basato su queste informazioni è da considerarsi come autorizzazione alla sua esecuzione.

In caso di riferimenti a clausole specifiche, leggi e / o regolamenti questi sono da considerarsi come base contrattuale addizionale.
4. Durata del contratto

Ogni contratto è valido fino alla data di scadenza definita o fino alla realizzazione della prestazione oggetto del contratto.

Durante il periodo di validità del contratto la sua durata può essere modificata con un contratto addizionale o continuativo.
5. Chiusura del contratto

Un contratto può essere liquidato in caso di mutuo accordo tra le parti in forma scritta in qualsiasi momento senza preavviso.

INC verificherà a intervalli se le basi dei contratti possano essere ancora applicabili.

Nel caso in cui il cliente non adempia ai suoi doveri contrattuali o non soddisfi più i requisiti del contratto e/o non rispetti i propri doveri anche successivamente a due richiami, INC può liquidare il contratto unilateralmente con una notifica scritta. Il contratto può essere immediatamente rescisso in caso di cessazione delle attività economiche oggetto del contratto del cliente così come in caso di falsificazione o abuso dell’utilizzo di certificati e loghi. INC si riserva il diritto di ri- vendicare danni causati da perdita di profitti e/o costi operativi dovuti alla liquidazione del contratto. L’obbligo di onorare i doveri di pagamento per i servizi forniti fino al momento della risoluzione del contratto persisterà anche dopo la liquidazione del contratto.

Nel caso in cui INC non adempia alle basi del contratto o non le soddisfi più e/o non rispetti i suoi doveri contrattuali anche successivamente a due richiami, il cliente può liquidare il contratto unilateralmente con una notifica scritta. Il contratto può essere immediatamente rescisso in caso di cessazione delle attività economi- che oggetto del contratto con INC. Nel caso in cui la base contrattuale decadesse a seguito di requisiti regolamentari e/o raccomandazioni delle autorità competenti, questa verrà considerata come clausola di forza maggiore. Il cliente in questo caso non potrà avvalersi del diritto di fare reclamo a INC riguardo a ulteriori costi e/o danni causati dalla liquidazione del contratto.

Nel caso in cui le basi del contratto vengano meno solo per un periodo di tempo limitato e/o vengano parzialmente modificate, il contratto può essere sospeso per un periodo limitato. Le condizioni in questo caso sono le stesse riferite alla liquidazione del contratto ma con la possibilità, alla fine del periodo di sospensione, di modificare il contratto e/o di prorogarlo senza modifiche.
6. Modifica del contratto

Nel caso in cui le basi contrattuali possano variare INC modificherà le condizioni definite nel contratto ed avrà il diritto di modificare tale contratto anche causando conseguenti costi addizionali.

Modifica del contratto significa: le informazioni riguardo il cliente o da lui fornite non sono corrette, i regolamenti per un accreditamento o notifica sono stati modificati, le direttive sono state modificate o emesse in nuova versione dalle autorità competenti, le normative e le leggi di riferimento sono state modificate, sono stati pubblicati nuovi regolamenti applicabili o leggi, singoli argomenti del contratto non sono stati rispettati o non sono stati rispettati in modo pertinente.

Ogni modifica delle basi contrattuali causata e/o determinata da terze parti verrà considerata come causa di forza maggiore senza diritto di reclamo da parte del cliente per eventuali costi e/o danni cagionati.

INC potrebbe effettuare ulteriori servizi come ispezioni addizionali, riesami, controlli e sorveglianze anche causando un costo addizionale, al fine di realizzare lo scopo concordato nel contratto. Questo vale in ogni caso di carenze o dubbi sulla valutazione, sulla costanza del rendimento o sulla corretta gestione da parte del cliente. Questo vale inoltre nel caso di circostanze avvenute inaspettatamente che impediscano la realizzazione dello scopo suggerito del contratto.
M 06.6 Edizione 1, Revisione 3 del 31/03/2016
7. Validità del certificato

Ogni certificato è valido secondo quanto definito nel contratto.

In caso di modifiche del contratto INC sostituirà il relativo certificato con una versione adeguata.

A seguito della liquidazione o conclusione di un contratto il relativo certificato perderà immediatamente la sua validità.
8. Revoca del certificato

Il cliente verrà ammonito una volta in forma scritta nel caso di uso improprio del certificato o applicazioni irregolari dei loghi o altra mancanza rispetto a quanto de- finito nel Regolamento. Se in seguito continuerà a non adempiere ai suoi doveri contrattuali, questa verrà considerata come causa per la liquidazione del contratto e conseguente revoca del certificato.

Non sarà più possibile fare riferimenti o pubblicare il certificato a partire dalla data di revoca. Ogni certificato emesso ed ogni logo dovranno essere restituiti senza indugio.

Un contratto può essere inattivo per un periodo di tempo ristretto. Le conseguenze relative al certificato sono le stesse riguardanti la revoca. In tal caso il certificato viene sospeso per un tempo limitato al termine del quale potrà essere riattivato o revocato.

Il certificato può venire sospeso qualora l’organizzazione non conceda il benestare all’effettuazione di verifiche effettuate da INC con presenza di osservatori di un ente di accreditamento o da personale diretto da ente di Accreditamento, fino ad effettuazione della verifica.
9. Costi

Il contratto con INC definisce ogni costo pianificato e previsto ed inoltre stima i costi in caso di attività supplementari da valutare secondo entità.

La stima del costo è basata su una struttura di prezzo definita e, per quanto applicabile, su direttive prescrittive per l’esecuzione dello scopo del contratto.

INC adatterà la struttura del prezzo alle richieste e alle valutazioni del mercato locale. L’adattamento del prezzo non influenzerà i contratti in essere. Un contratto temporaneamente inattivo può essere modificato quando riattivato.

Servizi e responsabilità concordati contrattualmente sono considerati come dovuti da entrambe le parti. Il cliente avrà il diritto di risarcimento solo nel caso in cui non sussista alcun reclamo a suo carico.
10. Obblighi
10.1 Obblighi di INC

INC assume i seguenti obblighi:

  •  eseguire il contratto secondo le norme ed i regolamenti definiti e/o applicabili, in special modo i requisiti di accreditamento e notifica e le direttive di riferimento, ed informare il cliente riguardo queste condizioni.
  • seguire obbligatoriamente le direttive degli organismi di accreditamento e notifica appropriati durante l’esecuzione del contratto ed informare il cliente riguardo queste condizioni.
  • adattare le procedure di lavoro in caso di revisione delle basi contrattuali o dei regolamenti appropriati, informare il cliente riguardo queste condizioni e concedere – se non altrimenti definito in modo specifico – al cliente un periodo per l’adeguamento.
  • offrire il servizio al cliente con valutatori obiettivi, competenti e selezionati in modo ottimale, concedendo in precedenza al cliente il diritto di accesso al profilo del valutatore e conferendogli il diritto di rifiutare l’accettazione a seguito di appropriata giustificazione.
  •  eseguire il contratto onestamente e riportare i dati rilevati oggettivamente – se richiesto a seguito di autorizzazione da parte del cliente.
  •  se i regolamenti appropriati lo richiedono come condizione, registrare i certificati validi in apposite liste di registrazione e revisionarle in caso di modifiche.
  • 10.2 Obblighi del cliente

Il cliente assume i seguenti obblighi fino a quando è legato al contratto o alla sua applicazione – anche se questo potrebbe causare costi addizionali:

  • verificare le basi del contratto ed informare INC riguardo qualsiasi condizione che possa mettere in discussione il contratto.
  •  segnalare immediatamente a INC in forma scritta eventuali modifiche relative alle basi del contratto e alla dichiarazione del certificato (riguardante per es. l‘organizzazione della società, lo staff responsabile, l‘attività economica, il marketing, la distribuzione, le procedure di produzione,il luogo di produzione, il design di prodotto, i componenti di prodotti, le risorse umane)
  •  definire per l’esecuzione del contratto una persona di riferimento che sia membro della direzione
  •  seguire le indicazioni di INC per l’esecuzione del contratto

Il cliente può reclamare, dietro richiesta scritta, i documenti originali presentati a seguito della conclusione del contratto e al termine delle prescrizioni di scadenza legale dell‘archiviazione. INC archivierà ogni registrazione o dato che potrebbe fornire una riproduzione del contratto e dell’esecuzione del contratto in forma adeguata (riprodotto in formato cartaceo od elettronico) per almeno 10 anni dopo l‘estinzione del contratto. A conclusione di questo periodo i dati e le registrazioni saranno distrutte in modo irriconoscibile senza fare richiesta al cliente.

14. Informativa

INC informerà il cliente prima della chiusura del contratto riguardo i termini, le condizioni, i requisiti e le procedure relative al contratto. Ogni dato richiesto da un’autorità competente e / o a seguito di obblighi legali di registrazione, non è sottomesso ad impegni di riservatezza. INC notificherà alle autorità coinvolte incidenti significativi riferiti a prodotti, senza richiedere autorizzazioni al cliente, così come l’emissione o la sospensione/revoca dei certificati. Le informazioni riguardo al cliente saranno registrate in elenchi appropriati accessibili al pubblico quando concordato contrattualmente o quando richiesto dai regolamenti applicabili.

15. Utilizzo dei loghi

INC fornisce al cliente i loghi conformi al servizio fornito con un certificato (sinonimo per emblema, marchio di certificazione, marchio registrato o private label). Qui di seguito sono elencate le regole cui aderire quando vengono applica- ti:

• I loghi sono protetti. Quando applicati è necessario adempiere alle richieste di INC, alle direttive CE applicabili e delle autorità coinvolte.

• I loghi devono essere riprodotti interamente (includendo ogni linea di bordatura ed i numeri di registrazione). Il colore e la dimensione sono a discrezione. La proporzione e la dicitura devono essere mantenute.

• L’applicazione dei loghi è permessa solo se esiste un contratto valido con INC. I loghi appropriati devono essere rimossi entro un periodo di 4 settimane dopo che il contratto è rescisso, sospeso o scaduto. In base ad una richiesta scritta INC può concedere l’applicazione dei loghi per un ulteriore periodo per prodotti già fabbricati e / o già sul mercato e su documenti aziendali per un certo periodo necessario per la vendita.

• I loghi riferiti ai certificati per sistemi organizzativi dimostrano una determinata competenza del cliente. Essi possono essere applicati su documenti aziendali, biglietti da visita, documenti promozionali. Non possono essere direttamente applicati su prodotti del cliente fabbricati / commercializzati e nemmeno applicati in modo da indurre a ritenere specifiche qualifiche delle proprietà del prodotto.

16. Procedura per ricorsi amministrativi

In caso di disaccordo tra il cliente e INC, il cliente può presentare reclamo in forma scritta alla direzione entro un periodo di 2 settimane tramite l’ufficio di INC. 17. Legislazione applicabile Qualsiasi controversia e qualsiasi occasionale insorgenza di conflitto devono essere giudicati secondo la legislazione italiana, ovvero esclusivamente presso il fo- ro competente di Torino. Questo principio è valido anche per il contratto in formato estero. Nel caso in cui alcune delle precedenti disposizioni dovessero risultare illegali, questo non inficierebbe la validità delle restanti disposizioni del contratto. INC ha il diritto di ampliare o limitare le condizioni contrattuali generali al fine di rendere i contratti conformi ai requisiti legali stranieri. Questo verrà definito singolarmente nel contratto.

18. Condizioni finali

Nel caso in cui questo documento venga tradotto per i clienti stranieri nelle lingue locali, la versione in italiano sarà l’unica valida in caso di differenti interpretazioni e in caso di errori nella traduzione. Il cliente dichiara di accettare le condizioni contrattuali generali facendo firmare l’offerta contratto da un legale rappresentante e apponendo il timbro dell’azienda. Le condizioni contrattuali generali sono un allegato all’offerta contratto. Le condizioni contrattuali generali sono fornite al cliente in formato cartaceo o elettronico come allegato del contratto.